Dostava fiskalnog računa kupcu e-mailom: pravila i formati

Zvanična dokumentacija Poreske uprave navodi tri oblika dostave fiskalnog računa: papirni oblik, elektronski oblik (e-pošta, SMS, aplikacije za dopisivanje ili neki drugi oblik) i drugo rešenje. Pravilo za ESIR glasi da račun mora da izda u elektronskom obliku ili da ga odštampa. Web shop koji nema štampač i ne vidi kupca uživo zato bira elektronsku dostavu, što je i razlog zašto je cloud ESIR uopšte moguć: Šta je V-PFR.

Elektronska dostava ne menja sadržaj računa. Sve što stoji na papirnom računu stoji i u PDF-u ili slici: obveznik, poslovni prostor, kasir, stavke sa poreskim oznakama, plaćanja, porez, PFR vreme, PFR broj i brojač. Jedina razlika je u načinu na koji se prikazuje verifikacioni link.

Na odštampanom računu kupac proverava račun skeniranjem QR koda. Kada se račun isporučuje kao elektronski dokument, QR kod se zamenjuje URL adresom za proveru računa u obliku hiperlinka: kupac klikne i otvori stranicu Poreske uprave. Sam link generiše procesor fiskalnih računa i vraća ga ESIR-u u odgovoru; bez tog linka dokument se ne smatra fiskalnim računom. Šta kupac vidi kada klikne: Provera fiskalnog računa.

U praksi PDF računi obično sadrže i QR kod i link, jer ih kupac može odštampati. To je dozvoljeno; obavezan je link. Ako PDF nosi QR kod, pri štampi on treba da bude kvadratan, između 40 i 50 mm, što ESIR obezbeđuje izborom formata.

Svi oblici nastaju iz istog potpisanog odgovora i nose isti PFR broj. BokaPOS ih vraća web shopu na zahtev, a operateru ih nudi iz dnevnika, pa kupac koji zatraži drugačiji format dobija isti račun u drugom obliku, a ne novi dokument. Kada kupac zaista traži novi primerak, to je Копија: Vrste fiskalnih računa.

• Sam račun, kao prilog ili slika u poruci, sa svim fiskalnim elementima.
• Verifikacioni link kao klikabilan hiperlink, i u telu poruke i u dokumentu.
• Ko šalje: naziv i podaci prodavca, da kupac zna od koga je račun stigao i kome da se obrati.
• Vezu sa porudžbinom: broj porudžbine ili opis, da kupac zna na šta se račun odnosi.

Predmet poruke, uvod, potpis i logo su komercijalni deo i mogu biti vaši. Pravilo o izgledu je jasno: unutar fiskalnog dela, između naslovnih linija računa, sme da stoji samo ono što je fiskalizovano; logo, poruka zahvalnosti, uslovi povraćaja i slično idu izvan tih linija. U BokaPOS-u se to podešava jednom, u podešavanjima organizacije, a modul E-mail šalje račun automatski sa vašim vizuelnim identitetom, uz PDF prilog ili sliku i link.

Nisu svi dokumenti iz dnevnika namenjeni kupcu. Аванс Рефундација kojom se zatvara avans pre konačnog računa je interni dokument i po propisu se ne daje kupcu; kupac dobija avansni račun kada uplati i konačni račun kada je roba isporučena. Ceo tok: Avansni račun za online prodaju.

Копија se izdaje kada je kupac zatraži ili kada je propis nalaže, na primer uz gotovinski povraćaj, a ne iz navike uz svaki račun: svaka kopija je dokument sa sopstvenim PFR brojem i oznakom ОВО НИЈЕ ФИСКАЛНИ РАЧУН. Predračun i dokument obuke takođe nose tu oznaku i ne smeju se predstaviti kao fiskalni račun.

Dostava kupcu ne zamenjuje evidenciju prodavca. ESIR vodi elektronski žurnal sa svim izdatim računima, sa pretragom bar za poslednjih 30 dana, a ozbiljan cloud ESIR čuva i original potpisanog odgovora, sve prikaze i dokaz o dostavi. Ako kupac izgubi e-mail, račun se pronalazi u dnevniku po broju porudžbine ili PFR broju i šalje ponovo u istom obliku. Kako to izgleda u WooCommerce prodavnici, gde račun stoji na porudžbini, u e-pošti i u nalogu kupca: BokaPOS za WooCommerce.